אם הארגון שלך מקבל מימון מכל סוג שהוא, מעקב עם מכתב תודה הוא חובה. חיזוק הקשרים עם תורמים על ידי שליחת מכתב תודה לא רק יעזור להבטיח מימון עתידי אלא ייתן לתורם דרך לדעת שאתה מעריך את תמיכתם. מכתבים משמשים גם כתיעוד של מתנה ולעיתים קרובות ניתן להשתמש בהם לצורכי מס.
תרומה להדפסה מכתבי תודה
ארגונים רבים מקבלים תרומות עבור מאמציהם השונים במהלך השנה. ניתן לשמור את מכתבי התודה על התרומה המצורפים להדפסה בשולחן העבודה או להדפיס ולהשתמש בהם לפי הצורך.הם יכולים לשמש מדריך מועיל בעת הכנת מכתבי התודה של הארגון שלך ויהיו שימושיים כאשר מודים לאלה שתמכו במשימתך. אם אתה צריך עזרה בהורדת המכתבים, עיין בטיפים המועילים האלה.
תרומת תורם מכתב תודה
אחד מסוגי מכתבי התודה הבסיסיים ואולי המשמשים ביותר הוא מכתב התודה על תרומה כספית. ניתן לשלוח את מכתב התודה המצורף על התרומה הכספית מיד עם קבלת תרומה לצדקה. זה בעצם מודה לתורם על תרומתו ומשאיר דלת פתוחה להזדמנויות עתידיות להתחבר. זה יכול לשמש גם למטרות מס ומשמש כתיעוד לתרומתך.
מכתב תודה על חסות
סוג תרומה נפוץ נוסף הוא חסות. עסקים ואנשים פרטיים רבים מחליטים לתת חסות לאירוע מיוחד ולתרום כלכלית לשם כך.את מכתב התודה המצורף על החסות ניתן לשלוח למי שנתנו חסות לאירוע של ארגונכם. מכתב מסוג זה מפרט את סכום התרומה וכן כל הטבות שניתנות תמורת החסות כגון כרטיסים לאירוע בחסות או הכרה.
מכתב תודה נוכחות
לאחר קיום אירוע מיוחד, ארגונים שולחים מכתבי תודה למי שנכח באירוע. את מכתב התודה המצורף על ההשתתפות במכתב אירוע מיוחד ניתן לשלוח לכל מי שהשתתף בהטבת צדקה ותרם כסף לשם כך. מכתב מסוג זה צריך לכלול את תאריך האירוע ואיזה חלק מהתרומה ניתן לניכוי מס. זה יכול גם להזכיר אירועים עתידיים וניתן להשתמש בו לצורכי מס.
תרומה עסקית מכתב תודה
אל תשכחו להודות לכל עסקים שתורמים למטרה שלכם. ניתן לשלוח את מכתב התודה התאגידי המצורף לעסקים ששלחו תרומה לארגון שלכם. זוהי דרך מצוינת עבור הארגון שלך להביע הערכה ולספק לעסק תיעוד של התרומה.
אנטומיה בסיסית של מכתב תודה
כשאתם מסתכלים על תבניות מכתבי התרומה השונות, קחו בחשבון שכל המכתבים צריכים להכיל את אותו מידע בסיסי. כמה נקודות שכדאי לזכור כוללות:
- יצירת קשר אישי לעבודה שלכם.
- הראה לתורם כיצד נעשה שימוש בכספים שלו.
- צור חזון למשימה שלך.
- תן הצצה לאן אתה הולך.
אם אתם מתכננים לשלב את מכתב התודה שלכם עם קבלה, הקפידו לכלול גם את כל המידע שצריך להיות בקבלה על תרומה לצדקה.
טיפים לכתיבת מכתבי תודה תרומה יצירתית
מכתבי תודה לתרומות יכולים להיות רשמיים ועסקיים או מהנים ויצירתיים בהתאם למטרה של הארגון שלך ולמקבלי המכתבים. לדוגמה, אם אתה שולח תודה לנותני חסות תאגידים עבור גיוס כספים לחקר הסרטן, תרצה להיות רשמי יותר. עם זאת, אם אתה שולח תודה לנותני חסות תאגידים עבור תוכנית ספורט לנוער, אתה יכול לעשות אותם קצת יותר מהנים. הכר את המותג שלך ואת הקהל שלך, ואז תחליט איזה סוג של יצירתיות מתאים.
השתמש בערכת נושא מהנה
שימוש בנושא תאגידי מהנה יכול לעזור למכתב התרומה שלך לבלוט מכיוון שהוא ירגיש מגובש, קשור לאירוע או לארגון הייחודיים שלך, ויהיה בלתי נשכח למי שעשוי לקבל הרבה מכתבים סטנדרטיים.בחר נושא שתואם את הארגון או האירוע שלך, כגון טביעות כפות עבור מקלט לבעלי חיים. שלבו את הנושא בעיצוב, בפורמט, בגופן, בניסוח, במעטפות ובחותמות (אם אפשר) למראה מתואם ובלתי נשכח.
עבור מעבר לנייר הלבן הבסיסי
דלגו על נייר העתקה הרגיל והעניקו למכתב התרומה שלכם מראה ייחודי עם אפשרויות מהנות לעיצוב נייר.
- השתמש בנייר בצבע זהה לזה שנמצא בלוגו שלך כדי לזהות אותו בקלות כמוך.
- הוסף לוגו סימן מים לרקע המכתב לצורך ערעור ויזואלי בצורה רשמית.
- צור גבול מגניב מסביב לאות כמו אימוג'י ידיים קטנים כגון אגודלים למעלה, מחיאות כפיים והצבעת אצבע כמחווה שקטה של הכרת תודה.
- בחרו מעטפות צבעוניות העומדות בניגוד לנייר המכתבים שלכם.
להיות יצירתיים עם משלוח
המכתב שלך לא חייב להיות מחזה אם הודעת המשלוח שלך כן. הפוך את קבלת המכתב לבלתי נשכחת על ידי בחירת שיטות משלוח לא שכיחות.
- השתמש בטכניקות קיפול נייר כמו אוריגמי כדי לקפל את האותיות לצורות יצירתיות לפני חלוקתן באופן אישי.
- למסור כל מכתב כמברק מזמר.
- שים את האותיות בקופסאות מתנה דקות או כלי כיפי אחר לפני המשלוח.
- כלול מגנט של החברה, קופון חינם, או פריט חינמי קטן ופשוט אחר שיירד כשהם יפתחו את המכתב כדי שיוכלו לזכור אותך כל השנה.
- אבטח את המכתב עם סרט כדי שזה ייראה כמו מתנה מזמינה.
התאמה אישית של כל אות
ודא שהמכתבים שלך מרגישים יותר אישיים ממכתב תודה על ידי הוספת אלמנטים מותאמים אישית עבור כל נמען.
- חתום כל אות ביד בעט בצבע שונה.
- הוסף תמונה של הנמען באינטראקציה עם החברה או האירוע שלך.
- עבדו יחד עם עובדים אחרים כדי לכתוב כל מכתב בשלמותו.
בניית קשרי תורמים חיוביים
עם מכתבי התודה הנכונים תוכלו לטפח קשרים עם תורמים שנמשכים שנים. מקבלי המכתבים יוכלו לומר עד כמה התודה שלכם כנה מבוססת על המראה והניסוח, אז השקיעו הרבה זמן ומאמץ כדי להפוך אותם למחשבים באמת.
