צריך לכתוב מכתב בקשה לתשלום? אמנם פנייה ללקוחות ולבקש מהם לשלם חשבונות עבר מועד זה לא נעים, אבל זה משהו שאנשים המחזיקים ומנהלים עסקים בהחלט צריכים לעשות מעת לעת. כדי להשתמש בתבנית המכתב המסופקת כאן, פשוט לחץ על התמונה למטה. המסמך ייפתח כקובץ PDF שאותו תוכל לערוך, לשמור ולהדפיס לפי הצורך. השתמש במדריך זה לרכיבי הדפסה של Adobe אם אתה זקוק לסיוע כיצד להשתמש במסמך זה.
מכתב בקשה לתשלום סכום יתרה
השתמש בתבנית זו אם אתה צריך לכתוב מכתב בקשה לתשלום יתרה.
מכתב בקשה לתשלום מראש ללקוח
השתמש בתבנית זו במצב שבו לקוח התקשר איתך לספק מוצרים או שירותים שעבורם נדרש תשלום מראש.
מכתב בקשה לשחרור תשלום
השתמש במכתב לדוגמה זה כנקודת התחלה לבקשת שחרור תשלום המוחזק בנאמנות עד להשלמת עסקה.
טיפים לכתיבה למכתב בקשת תשלום
למרות שכדאי להתאים את המידע בתבנית כך שיתאים למצבך, חשוב להשתמש בטון מתאים ולהיות בטוח שהמסמך מעוצב בצורה מקצועית.
השתמש בטון מתאים
כאשר שולחים מכתב ללקוח או ללקוח המבקשים תשלום, חיוני להעביר את עמדתכם בצורה ברורה ככל האפשר תוך שמירה על נימה חיובית ומקצועית. אל תשלח בקשה ראשונה או שנייה שהיא כל כך שלילית שהלקוח מרגיש מותקף. אם הטון חריף מדי, הלקוח עשוי להרגיש שאין טעם לנסות להמשיך בקשר עם העסק שלך. כאשר זה קורה, קיים סיכון שהלקוח יבחר לא לשלם את החשבון, מכיוון שהוא או היא לא עוסקים בשימור הקשר.
השתמש בעיצוב מקצועי
השתמש בנייר מכתבים של החברה ובפורמט מכתב עסקי רגיל אם אתה שולח מכתב בקשת תשלום בדואר או בפקס. בהתאם לנוהלי ההתכתבות של החברה שלך, ייתכן שיהיה מקובל עליך גם להעביר את המכתב בדוא" ל. אם כן, עדיף לכלול את המכתב בגוף הודעת האימייל ולא כקובץ מצורף.אין צורך ליצור תבנית נייר מכתבים להודעת דוא" ל, אבל עליך לסגור את התקשורת עם חתימת הדוא" ל הרשמית של החברה שלך.
מעקב
אם אתם שולחים מכתב בקשת תשלום על חשבון לא תקבלו תשובה מהנמען תוך 30 יום, שקול לבצע שיחת טלפון המשך. כמו במכתב, ראוי לשמור על טון חיובי. נסה לדבר ישירות עם האחראי לתשלום החשבון ולאשר את קבלת המכתב. אם אתה מסוגל לדבר עם הגורם האחראי, הצע לעבד תשלום בכרטיס אשראי בטלפון או באינטרנט. אם לא, שאל מתי אתה יכול לצפות לקבל תשלום. רשום את התאריך והמשך במכתב איחור בתשלום.
פעולות נוספות לאיסוף
אם התשלום לא יתקבל כפי שסוכם, יהיה עליך להעלות את החשבון לשלב הבא בהליך של החברה שלך לניהול חשבונות בפיגור.אם החשבון יישאר ללא תשלום במשך תקופה ממושכת, הטון של מכתבי גבייה עתידיים יצטרך להיות מוצק יותר, ולבסוף יועבר לסוכנות גבייה במידת הצורך. אמנם יש בהחלט נסיבות שבהן יש לבצע פעולות גבייה סופיות, אך לא מומלץ לעשות זאת עד שמיצית כל דרך אפשרית לפתרון התשלום האיחור בדרכי נועם. עד שאתה באמת מוכן לשלוח את החשבון לאיסוף או לנקוט בצעדים משפטיים, אל תזכיר פעולות כאלה בהתכתבות עם בקשת תשלום עם אנשים או עסקים שאחרי מועד החשבון שלהם.
