שמירה על תקשורת מתנדבים יעילה חיונית להצלחת כל עמותה. כדי לשמור על מתנדבים נמרצים ומעורבים בעבודתם, חשוב ליידע אותם מה הם צרכי הארגון, להביע הערכה על מאמציהם ולוודא שהם מבינים עד כמה תרומתם חיונית. תקשורת אפקטיבית היא מרכיב חיוני לבניית קשרים מתמשכים עם מתנדבים.
הוסף מדור מתנדבים לאתר שלך
הוספת קטע ספציפי למתנדבים לאתר שלך היא דרך מצוינת לתקשר עם המתנדבים הנוכחיים שלך ולמשוך חדשים.על ידי הקמה ותחזוקה של מרכז תקשורת מתנדבים באתר של הקבוצה שלך, תקל על המתנדבים להתעדכן במתרחש בארגון. הקפידו להציג תמונות או סרטונים המציגים מתנדבים בפעולה (ברשותם). אתה יכול גם לפרסם דברים כמו הזדמנויות להתנדבות, ישיבות ועדות קרובות ומידע אחר שמעניין את המתנדבים. תלוי עד כמה האתר שלך מתוחכם, ייתכן שתוכל לספק דרך למתנדבים להעלות מסמכים, לעקוב אחר שעות השירות שלהם או לצפות בחומרי הדרכה.
להכיר מתנדבים באמצעות סקר
סקר הוא כלי תקשורת מועיל כדי להכיר מתנדבים ולגלות כיצד הם רוצים להיות מעורבים בארגון שלך. שקול להפוך סקר לזמין דרך מדור המתנדבים באתר שלך, או לכלול אותו בתבנית דוא" ל שיוצאת למתנדבים חדשים. זה צריך לכלול רק כמה שאלות שיאפשרו לך לקבל תחושה באילו סוגי פעילויות התנדבותיות הם רוצים להשתתף ואילו כישורים יש להם.בקש ממישהו לבדוק את התוצאות, ואז לפנות בנפרד עם מידע על ועדות או פרויקטים התואמים את האינטרסים שלהם. הכנס את המידע הזה למסד נתונים של מתנדבים שיוכל לשמש בעתיד כדי להודיע לאנשים כשפרויקטים חדשים יהיו זמינים.
התחבר למתנדבים באמצעות מדיה חברתית
מנף את הנוכחות של הארגון שלך במדיה החברתית ככלי תקשורת לאינטראקציה עם מתנדבים וקבוצות בעלי עניין אחרות. עודדו את המתנדבים לעקוב אחר דפי הרשתות החברתיות של הארגון ולהחזיר להם טובה, למשל על ידי מעקב אחריהם בחזרה בטוויטר או באינסטגרם. פרסם תמונות וכיתובים המדגישים את התרומות של מתנדבי הקבוצה שלך, יחד עם קישורים לסיקור תקשורתי של הקבוצה. עודדו מתנדבים ליצור אינטראקציה על ידי הערות ו/או שיתוף של פוסטים של הארגון.קדם מעורבות מתנדבים במאמצי התקשורת הכוללים של הארגון על ידי הקמת ועדת מדיה חברתית שתתאם או תסייע בפרסום חברתי.
פרסם ניוזלטר מתנדבים
ארגונים רבים ללא מטרות רווח שולחים ניוזלטר למתנדבים, כמו גם לתורמים, סוכנויות מימון, מקורות הפניה לצרכנים וקבוצות אחרות על בסיס חודשי או רבעוני. הפצת ניוזלטר היא דרך מצוינת ליידע את המתעניינים על ההישגים האחרונים של קבוצת הצדקה, הפרויקטים הנוכחיים והיעדים העתידיים. זה גם מספק כלי מצוין להכרה בתרומתם של מתנדבים מצטיינים. תלוי מי המתנדבים שלך ובעלי עניין אחרים, ייתכן שיהיה עליך להדפיס ולשלוח ידיעון, או שייתכן שיש לך שירות טוב יותר על ידי ניוזלטר אלקטרוני. שקול להזמין בעלי עניין להירשם לאפשרות המשלוח המועדפת עליהם.
לשמור על קשר אישי אחד על אחד
בכל הנוגע לבניית קשרים עם מתנדבים, אין תחליף ליצירת קשר אישי עם האנשים התורמים בנדיבות מזמנם וכישרונותיהם לארגון שלך.מומלץ לקבוע מעת לעת פגישות פנים אל פנים עם מתנדבים המחזיקים בתפקידי יו" ר או הממלאים תפקידי מפתח אחרים המאפשרים לקבוצת הצדקה שלך לממש את משימתה. קריאה תקופתית למתנדבים לבצע צ'ק-אין יכולה להיות דרך יעילה לשמור על קשר אינדיבידואלי מבלי לבקש מהם להקדיש זמן לדיון רשמי, אישי או ועידת וידאו. המנכ" ל יכול גם לקבוע מועדי צ'אט שבהם מעודדים מתנדבים לעצור או להתקשר לקשר אישי.
התחבר דרך ישיבות ועדה
ישיבות ועדת מתנדבים יכולות להיות חיוניות להצלחת כל סוגי הפרויקטים. כאשר פרויקט חדש מתחיל, מומלץ לקיים פגישה עם המעוניינים להתנדב כדי שתהיה להם הזדמנות ללמוד עוד על סוגי התפקידים הזמינים ואיזה סוג של מחויבות זמן כל אחד עשוי לדרוש. לאחר הקמת ועדה, בין אם לפרויקט מיוחד או לקבוצת עבודה מתמשכת, ישיבות קבועות ממשיכות להיות חשובות לניהול התהליך ולשמירה על תקשורת מתנדבים יעילה.עדיף לקבוע לוח זמנים קבוע לפגישות, כמו יום שלישי השלישי בכל חודש, כדי שהמתנדבים יוכלו לתכנן תוכניות מראש.
בקשו ממתנדבים לשתף משוב
התקשורת צריכה לזרום לשני הכיוונים. חשוב לעודד מתנדבים לחלוק את מחשבותיהם ורעיונותיהם עם הארגון ועם מנהיגיו, לא פחות חשוב לוודא שהמידע זורם למתנדבים. ישנן דרכים רבות להקל על מתנדבים לספק משוב או לשתף הצעות. אם מתנדבים מגיעים למשרד באופן קבוע, הגדר תיבת הצעות. לחלופין, הגדר כתובת אימייל משוב@ שמתנדבים יכולים להשתמש בה בכל זמן שהם רוצים. זה גם רעיון טוב להרגל להקצות זמן לאנשים לחלוק משוב והצעות על סדר יום של פגישות. אולי תרצה לארח מעת לעת קבוצות מיקוד כדי לחקור ולדון במשוב. מה שחשוב זה שקל למתנדבים לספק משוב.
מארחים מפגשים חברתיים למתנדבים
לספק הזדמנויות למתנדבים להתחבר זה לזה באמצעות מפגשים חברתיים שאינם כרוכים בבקשות לתרום זמן או כסף. שקול לארח מעת לעת מיקסר למתנדבים בלבד במשרד שלך או בביתו של חבר הנהלה או יו" ר ועדה. הזמן את כל מי שהתנדב במסגרת זמן מוגדרת. בהתאם לתקציב הארגון שלך, אתה יכול לספק כיבוד, או אולי עדיף לתכנן ארוחה קלה. המפתח הוא לספק דרך לאנשים החולקים עניין בארגון שלך להכיר אחד את השני ולהתחיל ליצור קשרים. אחרי הכל, סביר להניח שהמתנדבים שלך יישארו מעורבים בארגון אם גם החברים שלהם יהיו מעורבים.
זיהוי מאמצי התנדבות
ודאו שהמתנדבים זוכים להכרה על התפקיד החשוב שהם מתכננים במתן אפשרות לארגון שלכם לעמוד במשימתו או לעזור בדרך אחרת למטרות חשובות. ודא שאזכורים פומביים של הארגון מכירים במתנדבים במקום להתמקד יותר מדי במנהל המבצע או באנשי צוות אחרים.לדוגמה, כאשר מחפשים פרסום לארגון, הפנו את חברי התקשורת או הבלוגרים לראיין ראשי ועדות או חברי דירקטוריון בנוסף לעובדים. בעת פרסום תמונות של פעילות הארגון, בחרו תמונות שבהן מופיעים מתנדבים. בעת קידום גיוסי תרומות לאירועים מיוחדים, שקול לרשום את שמות חברי הוועדה בהודעה.
הביעו באופן רשמי הערכה למתנדבים
הכרה חשובה, אבל גם הערכה. הקפידו לומר תודה למתנדבים, הן פנים אל פנים והן באמצעות מכתבי תודה רשמיים. שקול לארח אירוע הוקרה למתנדבים לפחות פעם בשנה, כגון ארוחת צהריים למתנדבים בלבד או מפגש אחר הכולל נאום הוקרה למתנדבים ופרסי שירות. לספק לוחות או פרסים אחרים למתנדבים שתרמו תרומה משמעותית במיוחד לקבוצה או שהם תומכים ותיקים.שקול פרסי שירות של שנים עבור אבני דרך מרכזיות, כמו גם תעודות הוקרה נייר לכל המתנדבים.
השתמש במגוון כלי תקשורת מתנדבים
כל ארגון המסתמך על שירות של מתנדבים חייב לנקוט בצעדים כדי למשוך ולשמר את אלה שחולקים מזמנם וכישרונם ולגייס אנשים חדשים שיעזרו להם. אין תחליף לשמירה על תקשורת יעילה עם מתנדבים. שימוש במגוון כלי תקשורת יעזור לכם לבנות ולערב צוות חזק של מתנדבים המחויבים לארגון שלכם. באמצעות תקשורת מתנדבים יעילה, תוכל לטפח מערכות יחסים מוצקות עם אנשים אשר צפויים להישאר מעורבים עם ישות הצדקה שלך במשך שנים רבות.
