כל חברה, ללא קשר לגודלה, צריכה ליצור מטרות עסקיות כדי לקדם את הארגון. היעדים היעילים ביותר הם SMART - ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, מציאותיים ובזמן. היתרונות של שימוש בפילוסופיית SMART בהגדרת יעדים כוללים שיפור המיקוד והבהירות, מתן מסגרת משותפת לשיתוף פעולה ודיון, ויצירת הטיה לפעולה.
הגדרת מטרה חכמה
ניתן לאמץ יעדים ויעדים חכמים כצוות או להשתמש בהם עובדים בודדים, מנהלים או יזמים. המכון הטכנולוגי של מסצ'וסטס ממליץ לשאול את השאלות הבאות כדי ליצור יעדים SMART:
- S:מה ספציפי במטרה?
- M: האם המטרה ניתנת למדידה? כיצד ייקבע שהמטרה הושגה?
- A: האם המטרה ברת השגה?
- R: האם המטרה ריאלית לציפיות הביצועים או לפיתוח מקצועי?
- T: האם המטרה מוגבלת בזמן? מתי יעד זה יושג?
ארגונים מסוימים מחליפים מילים אחרות בראשי התיבות; לדוגמה, ניתן להחליף את 'מציאותי' ב'רלוונטי' כדי להדגיש את העובדה שמיעד צריך להתייחס ליעד החברה הכולל.
דוגמאות יעדים חכמים
כל עסק או אדם פרטי יכולים ליישם את משמעת ה-SMART בהגדרת יעדים. הפרטים יהיו שונים, אבל השאלות רלוונטיות לכל מצב.
מכירות
לא: הגדל את המכירות ב-50 אחוז
במקום זאת: כדי לעמוד ביעד המכירות של הזמנת $1,000 בהזמנות שנתיות, שני אנשי מכירות נוספים יישכרו כדי להגדיל את המכירות של ווידג'טים אדומים ב-10 אחוזים ברבעון הראשון, 15 אחוז ברבעון השני, חמישה אחוזים ברבעון השלישי ו-20 אחוז ברבעון הרביעי.
למה: המטרה מאוד ספציפית (יישומונים אדומים), ניתנת למדידה וניתנת להשגה. הפרויקט קיבל משאבים מציאותיים והיעדים הוסדרו בקפידה במהלך השנה כדי להתאים לתנאים העסקיים. המטרה מתקשרת חזרה ליעד ברמה גבוהה יותר. יתר על כן, זה מוגבל בזמן (יש להשלים בשנה אחת עם יעדים רבעוניים).
ייצור
לא: שפר את איכות המוצר ב-25 אחוז
במקום זאת: כדי לעמוד ביעד השנתי של החברה לצמצם פגמים לפחות משני אחוזים מהמוצר שנשלח, נוהל בדיקה ובדיקה חדש יקטין את משלוח המשאבות הסדוקות ב-20 אחוזים לרבעון, עם מעקב אחר נתונים מדי שבוע כדי להבטיח תאימות.
למה: המטרה היא ספציפית (מתמקדת במשאבות), מדידה (עם עליות רבעוניות בשיפור ומעקב שבועי כדי להישאר אחראי למטרה), ניתנת להשגה (באמצעות נהלים חדשים), מציאותי (ביצועים משופרים בהתמדה), בזמן ורלוונטי למטרה חברה גדולה יותר.
רפואה
לא:צמצם את ההיעדרויות של הצוות ב-50 אחוז
במקום זאת: כדי לעמוד ביעד התרגול של הפחתה של 50 אחוז בהיעדרויות של הצוות, ההנהלה תטמיע תוכנית חדשה לבריאות ובטיחות העובדים הכוללת מודולי הדרכה חודשיים, ציוד היגיינה מודרני חדש, ושיפור נוהלי צריכת מטופלים, עם מעקב אחר תוצאות מדי רבעון.
למה: המטרה היא ספציפית וניתנת להשגה (ממוקדת במתן הכלים הנכונים לעובדים להשגת המטרה), מדידה, מציאותית ומבוססת זמן.
חשבונאות
לא: שפר את זמני התשלום של הלקוחות ב-25 אחוז
במקום זאת: ביטול טעויות בחשבוניות לקוחות, המניע המרכזי בזמני תשלום ארוכים, באמצעות מערכת הנהלת חשבונות חדשה והכשרה פקידותית, שייושמו בטווח של שלושה חודשים; יש לעקוב אחר התוצאות מדי חודש כדי להישאר במסלול ליעד.
למה: המטרה היא ספציפית לאזור הבעיה שזוהה, ניתנת למדידה, ניתנת להשגה בהינתן המשאבים, הרלוונטיים והקצובים בזמן.
מסעדה
לא: הורד את עלויות המזון ב-20 אחוז
במקום זאת: כדי לעמוד ביעד הפחתת עלויות המזון של החברה של 20 אחוז, פיקוח ההנהלה יתמקד בהפחתת בזבוז מזון, כולל קלקול וגרוטאות, בעשרה אחוזים בחודש למשך שישה חודשים, ולאחר מכן שישה אחוזים במשך שישה חודשים, במעקב כל שבועיים.
למה: המטרה היא ספציפית (התמקדות בבזבוז כהפחתת עלויות), ניתנת למדידה עם מעקב קבוע, מציאותית עם יעדי שיפור מצטמצמים שמקטינים לאורך זמן, מוגבלות בזמן, ורלוונטי למטרה ברמה גבוהה יותר.
רמת הפירוט הנכונה
מטבעם, יעדים צריכים להיות הצהרות אסטרטגיות ברמה גבוהה למדי. פרטים על איך להשיג את המטרה שייכים לתוכנית טקטית. לפיכך, מנהל המסעדה שמתמקד בבזבוז מזון (מטרת SMART) יודע שתוצרת מקולקלת, ובפרט תרד, היא המניע העיקרי של עלות הפסולת. הוא רואה שעליו למצוא מקור חדש לתרד או לשנות את תהליך הרכישה שלו. עם זאת, פרט זה לא חייב להיות חלק מהמטרה.
דרכים אחרות להשתמש ביעדים SMART
יעדים חכמים הם לא רק לעסקים. סטודנטים, מאמנים, אמנים, זוגות ומשפחות יכולים ליישם שיטה זו כמעט בכל היבט של החיים. לדוגמה:
- תלמידה עשויה לרצות לקבל ציון א' ישר בכל השיעורים שלה. כשהיא מיישמת את השאלות של SMART למצב, היא מבינה שהמטרה אינה ריאלית מכיוון שהיא לוקחת עומס מסלול מאתגר, עובדת במשרה חלקית ומשחקת בקבוצת כדורגל תחרותית.
- זוג שמחליט להיכנס לכושר עשוי להשתמש בגישה זו כדי למפות תוכנית. הם עשויים לפתח יעדים SMARTים כדי לייעל את המיקוד שלהם בירידה במשקל באמצעות תזונה טבעונית במשך שלושה חודשים.
למה מטרות SMART עובדות
היועץ העסקי ג'ורג' דורן פיתח את תפיסת המטרה של SMART בשנת 1981. הוא דגל בכך שמנהלים ישתמשו בפילוסופיה כדי "למסגר הצהרה על תוצאות שיש להשיג". כאשר מטרות והתוצאות הצפויות מוגדרות ומועברות, לאנשים יש מוטיבציה להפסיק להתמהמה ולעבוד לקראת המטרה. תשומת הלב המעשית על יעדים ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, מציאותיים ובזמן מספקת את המשמעת לעזור לאנשים ולצוותים לשפר את סיכויי ההצלחה שלהם.
