לכל מצב סגירת עסק יש פרטים שונים. סוג העסק יכתיב אילו פעולות אתם, הלקוחות או הספקים שלכם תצטרכו לבצע לפני שהעסק ייסגר סופית. כדי לפתח מכתב מותאם אישית העונה על הצרכים שלך, התחל עם מכתב לדוגמה והתאם את הנוסח כך שישקף את הפרטים של המצב הספציפי שלך.
תבניות מכתבים לסגירת עסקים
אם אתם מנהלים תהליך של סגירת עסק, אולי מתאים לכם לשלוח מכתבים ללקוחות ולספקים שלכם.מכתבים לדוגמה עבור קהלים אלה מסופקים כאן. אתה יכול לגשת לכל תבנית על ידי לחיצה על התמונה המתאימה. כל תבנית היא מסמך PDF הניתן להתאמה אישית שניתן לשמור ולהדפיס לפי הצורך. עיין במדריך זה להדפסה לסיוע בעבודה עם המסמכים.
הודעת לקוח
תבנית זו נועדה להישלח ללקוחות כדי ליידע אותם שחברה נסגרת. חשוב במיוחד לשלוח מכתבים מסוג זה אם לקוחות צריכים לאסוף פריטים מהמיקום שלך או לבצע פעולה אחרת לפני שהעסק מפסיק לפעול.
הודעת ספק
השתמש במכתב זה כדי להודיע לספקים שהארגון שלך יפסיק את פעילותך, תוך הקפדה על מתן הודעה מספקת כדי לאפשר חשבונית סופית, תשלום ופתרון של כל עניין שעדיין עומד.
סיבות לכתוב מכתב סגירת עסק
ברגע שתקבלו החלטה לסגור את העסק שלכם, לא כדאי פשוט לתלות שלט 'סגור' על הדלת. עדיף להודיע על הסגירה ללקוחות ולספקים שלך במכתב רשמי. הם היו שחקנים מרכזיים בפעילות העסקית שלך על ידי רכישת המוצרים והשירותים שלך, ובמקרה של ספקים, על ידי סיפוק לך מוצרים ושירותים שהיו מרכזיים בעסק שלך. בתור אחד מהפעולות האחרונות שלך בשירות הלקוחות, תצטרך לתת להם אזהרה מוקדמת שהעסק שלך לא יהיה זמין יותר.
מכתב סגירת העסק הוא דרך מצוינת ליצור סוף מקצועי למערכת היחסים העסקית הנוכחית שלך ולהסביר כל פעולות שצריכים לנקוט על ידי הלקוחות והספקים שלך. שליחת מכתבים מסוג זה מעידה על מאמץ בתום לב לתקשר עם אלה שאיתם הארגון שלך ניהל עסקים ולהכיל אותם.זה גם יכול לעזור להבטיח שכל העניינים יטופלו לפני הסגירה, מה שיכול לעזור למנוע בעיות משפטיות פוטנציאליות להתעורר בהמשך הדרך.
תזמון הודעת סגירה
אין כלל קשיח ומהר לגבי מתי אתה צריך לשלוח מכתב סגירת עסק בדואר. תאריך הדואר בפועל יהיה תלוי במספר גורמים.
לקוחות
אתם רוצים שהלקוחות המיוחדים שלכם ישמעו מכם על סגירת העסק שלכם, לא באמצעות שמועות או גילוי דלת סגורה ללא הודעה מוקדמת. קבלת הודעה מחזקת ללקוחות שלך שאתה חושב שהם מיוחדים ונותנת להם הזדמנות לבצע איתך כל עסקאות סופיות נחוצות.
באופן כללי, שקול לשלוח בדואר מכתב הודעה על סגירה או לכלול עותק של המכתב בחשבון החודשי שלהם לפחות 30 יום לפני תאריך הסגירה. עסק שירות כמו ניקוי יבש או חנות תיקונים יצטרך לתת ללקוחות מספיק זמן להיכנס ולאסוף את חפציהם.עסק קמעונאי כנראה ירצה להשאיר הרבה זמן למכירה כדי לצמצם את המלאי שלו, כאשר מכתב סגירת העסק ישוחרר לפני תחילת המכירה.
ספקים
בדרך כלל עדיף ליידע את הספקים על כוונתך לסגור לפחות 60 יום לפני מועד הפעולה הסופי שלך. זה יאפשר מספיק זמן לסגירת חשבונות וסגירה.
התחשבות מיוחדת בתוכניות עתידיות
אם אתה מוכר עסק ומתכוון לפתוח עסק חדש קשור מיד לאחר מכן, ייתכן שתרצה למזער את משך הזמן בין השניים. לדוגמה, ייתכן שתחליט לדחות את שליחת מכתב סגירת העסק עד ממש לפני תאריך הסגירה אם אתה מוכר את זיכיון משק הבית שלך ופותח שירות משק בית משלך.
מה לתקשר במכתבכם
מטרות המפתח של מכתב סגירת עסק הן לבטא בבירור את פרטי סגירת העסק ולהודות מקרב לב לקורא על העסק או השירות שלו. המכתבים האלה לא צריכים להיות ארוכים כדי להיות יעילים. המכתב צריך:
- אמור לקורא את התאריך שבו העסק ייסגר
- לעדכן את הקורא על כל מה שעליו לעשות (כגון לאסוף את הניקוי היבש, לשלם את החשבון החוב או להיכנס למכירה מחוץ לעסק)
- אמור לקורא לאן להפנות את שאלותיו
- תודה ללקוח או לספק על העסק שלהם
המכתב לא חייב לתת סיבה מדוע העסק נסגר. אם הסיבה היא חדשות טובות, כמו פרישת הבעלים, ייתכן שתחליטו לכלול את הסיבה במכתב. אחרת, בדרך כלל עדיף לרכז את המכתב בנושאים שחשובים לקורא, כמו מה הוא צריך לעשות ועד מתי.
לשמור על מערכת היחסים
תמיד עדיף להשאיר קשר עסקי בנימה חיובית. גם אם לעולם לא תכננת לראות או לעבוד עם אדם נוסף, עדיף להיות מועיל, חיובי וכנה במכתבי סגירת עסקים.המקצועיות שלך תקל על סגירת העסק והיא עשויה לתת לך התחלה אם התוכניות העסקיות העתידיות שלך יובילו אותך לעבוד עם אותם אנשים בעתיד.
