כשעובד מודיע לך שהוא מתפטר, יכול להיות קשה לדעת מה לומר. מנהלים מופתעים לעתים קרובות כאשר עובד מתפטר, ולכן חשוב להם להיות מוכנים להגיב כראוי כאשר עובד מגיש מכתב התפטרות או מצהיר שהוא עוזב את עבודתו.
מה לומר כשעובד מתפטר
אין רק דרך אחת נכונה להגיב כשמישהו עוזב את עבודתו. במובנים רבים, מה שאתה צריך לומר ישתנה בהתאם לפרטי המצב ולמדיניות והנהלים של החברה שלך. לא משנה מה, חשוב להגיב בצורה אזרחית ומקצועית
אפשרויות תגובה ראשונית
כאשר עובד אומר לך שהוא מתפטר, היה מוכן להשיב להצהרה שלו באופן מיידי, בצורה רגועה וקרירה. דוגמאות לתגובות ראשוניות מתאימות הן:
- צר לי לשמוע.
- תודה שהודעת לי.
- אני מופתע לגלות שאתה עוזב.
אל תגיד שום דבר שעלול להתפרש כשליל, שיפוטי או גנאי. הימנע מלהגיב באופן שיעיד שאתה מקבל את החלטתו של האדם להפסיק באופן אישי.
בקשה הודעה בכתב
רוב החברות דורשות מכתב התפטרות בכתב. אם לעובד אין מכתב, בקש מכתב לאחר ההצהרה הראשונית שלך. עדיף לקבל הודעה בכתב בזמן שהעובד יודיע לך שהוא עוזב. ניתן לכתוב אותו בכתב יד, לשלוח אליך בדוא" ל או להקליד ולהדפיס במהירות.מכתב התפטרות פשוט צריך לכלול את התאריך, הצהרה שהעובד בוחר להתפטר, ומה האדם מצפה שיהיה יום העבודה האחרון שלו.
כדי לבקש מכתב התפטרות בכתב ניתן לומר:
- אני שמח שאמרת לי, למרות שמדיניות החברה דורשת מכתב התפטרות בכתב. יש לך אחד מוכן?
- אם אין לכם מכתב התפטרות, בואו ננסח אחד עכשיו. הנה פנקס רשימות שאתה יכול להשתמש בו.
- HR יבקש העתק של מכתב ההתפטרות שלך. אני רואה שהטלפון שלך איתך. האם תוכל למשוך את האימייל שלך ופשוט להקליד פתק מהיר המאשרת את השיחה שלנו ולשלוח לי אותו?
היו מוכנים להשיב לשאלות, כולל לכמה הודעה מצפה החברה כאשר עובד מתפטר. עיין במדריך העובדים של החברה לקבלת תשובה חד משמעית אם אינך בטוח.
קבל את ההתפטרות
אלא אם כן קיים חוזה שיאסור על העובד את האפשרות להתפטר, הודע לו שאתה מקבל את התפטרותו. אמור להם שאתה או נציג משאבי אנוש תיצור איתך קשר כדי לסיים את פרטי היציאה שלהם מהארגון לאחר שעברת את הערוצים המתאימים.
שאלות המשך
ייתכן שתרצו לשאול מספר שאלות כדי לנסות להבין מדוע הפרט החליט לעזוב. דוגמאות לשאלות שיהיו מתאימות כוללות:
- האם הייתם מוכנים לשתף במה הוביל אתכם להתפטר?
- קרה משהו ספציפי שגרם לך להחליט לעזוב?
- האם אכפת לך לשתף את מה שאתה מתכנן לעשות לאחר מכן לאחר שהשהות שלך כאן יסתיים?
אל תדחפו את העובד לתשובות. עובד אינו מחויב לספר למעסיק מדוע הוא מתפטר או מה הוא מתכנן לעשות הלאה.אל תשאל יותר מדי שאלות. אם נראה שעובד לא מעוניין לשתף, עזוב את זה בשקט. רוב הסיכויים שמישהו בצוות משאבי אנוש ישאל שאלות דומות במהלך ראיון היציאה של הפרט.
אחל להם בהצלחה
סגור את השיחה בנימוס על ידי הבעת הערכה ואיחולי הצלחה. לדוגמה:
- תודה על העבודה הקשה בזמן שהיית כאן. איחולים להמשך הצלחה.
- תודה שהודעת לי באופן אישי. אני מעריך את התחשבותך ומאחל לך בהצלחה.
- תחסר לכם. איחולים להצלחה רבה בכל נתיב קריירה שתמשיך.
להתקדם מעבר להתפטרות של עובד
לאחר שהתקבלה התפטרות של עובד, יגיע הזמן להתמקד במעבר. השג את הצוות המתאים שיטפל בניירת ובנהלי הפסקת העבודה, כולל משאבי אנוש וצוות טכנולוגיית המידע.החיפוש אחר מחליף יצטרך להתחיל, ויצטרכו להודיע לעובדים אחרים. התמודדות עם התפטרות של עובד טוב זה לא משהו שכל מנהל רוצה להתמודד איתו. היערכות להתמודדות עם אירוע זה יכשיר אותך לטפל בהתפטרות של עובד במקצועיות ובחסד.
