תכנון אירוע עבור הארגון שלך הוא מלחיץ וגוזל זמן רב. להיות מאורגן היטב יכול לעזור להקל על מתח ולחסוך לך זמן. היבט אחד חשוב שיש לקחת בחשבון בעת תכנון הוא ההזמנה. ההזמנה תודיע לאנשים על האירוע הקרוב ותבקש מהם להשתתף. לרוב זו הפעם הראשונה שהם ישמעו על האירוע, לכן חשוב לכסות את כל הפרטים בהזמנה.
רכיבי הזמנה בסיסיים
האלמנטים הבסיסיים שיש לכלול בהזמנה הם:
- ארגון המארח את האירוע
- דייט
- זמן
- מקום
- פרטי יצירת קשר להגיב
- מחיר להשתתפות באירוע
חשוב גם לשלוח את ההזמנה בזמן. זה אומר לפחות שישה עד שמונה שבועות לפני האירוע. זה נותן לאורחים זמן להגיב ולתכנן בהתאם.
כתיבת הזמנות לגיוס תרומות
בחירת הניסוח הנכון יכולה לתת את הטון לגיוס התרומות שלכם ולהודיע לאורחים על הרשמיות של האירוע ולמה עליהם לצפות.
הנחיות להזמנה
כמה קווים מנחים שכדאי לקחת בחשבון בעת כתיבת ההזמנה כוללים:
- הקפידו לציין בבירור מי ירוויח מהאירוע.
- כלול פרטים על האירוע, כגון אם תוגש ארוחת ערב או אם יש בר מזומנים.
- הקפידו לציין את הפורמליות של האירוע. אם האירוע הוא עניין רשמי, ציינו שמדובר בעניבה שחורה כדי שהאורחים יהיו מודעים לקוד הלבוש.
- תן תמיד פרטי קשר למקרה שלאורחים יהיו שאלות כלשהן.
- אם האירוע הוא במקום לא מוכר, שקול לכלול הנחיות בהזמנה.
שיקולים אחרים
כמה דברים נוספים שכדאי לקחת בחשבון בעת כתיבת הזמנה הם:
- נושא:בחרו ערכת נושא ושלבו אותו בהזמנה. לדוגמה, אם האירוע הוא טיול גולף, השתמש בנושא גולף עבור ההזמנה.
- RSVP: כלול תמיד כרטיס תגובה עבור האורחים לשלוח בחזרה. בכרטיס צריך להיות מקום לכתוב את שם האורח יחד עם כל אמצעי תשלום במידת הצורך.
- היה ייחודי: אם יש משהו ייחודי לאירוע שלכם, רשמו אותו בהזמנה כדי למשוך אורחים. לדוגמה, ניתן לציין מכירה פומבית שקטה או חיה או אם יש בידור מיוחד.
נוסח הזמנה לדוגמה
יש אינסוף דרכים לנסח הזמנה לגיוס כספים. אתה יכול להשתמש בדוגמאות הבאות כמדריך לכתיבת הזמנה משלך:
דוגמא 1
ארוחת צהריים שנתית כובע
אנא הצטרפו אלינו לארוחת צהריים של אחר הצהריים
במקום
בתאריך ובזמן
ארוחת צהריים תוגש בשעה 13:00. עם יין חינם
יחולקו פרסים לכובע הטוב ביותר
שירות חניה
תרומה של $50 תועיל לארגון
דוגמא 2
אתם מוזמנים לאירוע שם
דייט
מיקום
18:00 קוקטיילים ומתאבנים
מזומן בר
19:30 ארוחת ערב
מכירה פומבית שקטה ושידור חי
עניבה שחורה מוערכת
Benefitting ABC
לפתות אורחים להשתתף באירוע שלכם
זכור כי ההזמנה היא לרוב הדבר הראשון שהאורחים יראו כדי להתריע בפניהם על האירוע שלך. הקפד להקדיש זמן לבחור בקפידה את ההזמנה ולנסח אותה בצורה ברורה שתספק לאורחים פרטים על מה לצפות. בעת יצירת הזמנות לגיוס כספים תמיד זכור את הטון שאתה רוצה לתת לאירוע שלך ולשקף זאת בניסוח שלך. היה יצירתי ככל שתרצה כדי לפתות אורחים להשתתף באירוע ההתרמה שלך ולתמוך במטרה שלך.
