למרות שכל הכנסים העסקיים כוללים בדרך כלל מגוון דוברים הדנים בנושאים המעניינים את המשתתפים, האירועים הטובים ביותר משלבים מגוון סוגים שונים של פעילויות. וודאו שהאירוע הבא שאתם מתכננים יצליח על ידי הכללת אפשרויות שימשכו את כל מגזרי קהל היעד.
רמקולים
דוברים מרכזיים יכולים להיות משיכה גדולה עבור משתתפי הכנס. בדרך כלל מדובר במצגות מפגש כלליות, כלומר אין דוברים אחרים המקיימים מפגשים במקביל.הנושאים הם בדרך כלל מעבר לתעריף הסטנדרטי של פיתוח מקצועי, ומציעים השראה או תובנות ייחודיות. אמנם ניתן לקבוע מנחים מרכזיים בכל עת, אך לעתים קרובות הם מזמינים למפגשים הראשונים והאחרונים בכנס.
בהתאם לגודל ותקציב האירוע, קבוצות מסוימות מזמינות סלבריטאים או אנשים בעלי פרופיל גבוה אחרים כדוברים מרכזיים. לדוגמה, דן רתר היה נואם מרכזי עבור HR פלורידה בשנת 2016, ומאלה יוספזאי תרצה בכנס & Expo של החברה לניהול משאבי אנוש (SHRM) 2018. ארגונים קטנים יותר מזמינים לעתים קרובות סלבריטאים מקומיים או דוברי מוטיבציה למפגשים אלה. אתה יכול למצוא דוברים מרכזיים דרך ארגונים כמו איגוד הדוברים הלאומי או ביג ספיק.
מפגשי פריצה
מפגשי פריצה הם תוכניות חינוכיות המתקיימות לאורך כל היום באירועי כנס עסקי. יותר ממפגש אחד מתוזמן בו-זמנית, כדי לאפשר למשתתפים לבחור מתוך מגוון נושאים כדי שיוכלו להתאים אישית את לוח הזמנים שלהם במידה מסוימת.שקול להזמין אנשי מקצוע מצליחים בתחומך, יועצים ומאמנים בתעשייה, נציגי רשויות ממשלתיות ומומחים אחרים עבור משבצות מרכזיות. שקול להתקשר לדוברים באתר האינטרנט של הארגון שלך כדי לעודד אנשים המעוניינים לתרום להגיש הצעות.
בעת תזמון רמקולים, חשוב להציע מגוון רחב של נושאים ולפזר את הנושאים כך שסביר שאנשים יוכלו להשתתף בתוכניות הפונות לתחומי העניין שלהם. לדוגמה, אם יש לך שני דוברים הקשורים לחשבונאות, תזמן אותם בזמנים שונים כך שלאנשים שהכי מתעניינים בהנהלת חשבונות תהיה הזדמנות להשתתף בשניהם. הציעו נושאים שונים בתכלית בו-זמנית, כגון שיווק או שירות לקוחות, כך שגם למשתתפים שאינם מעוניינים בהנהלת חשבונות יש הרבה מה לבחור.
מפגשי סיעור מוחות
אחד היתרונות הגדולים ביותר של השתתפות בכנסים הוא ההזדמנות להיפגש ולתקשר עם אנשי מקצוע בעלי דעות דומות. שקול להקצות זמן בסדר היום למפגשי סיעור מוחות ספציפיים לנושאים מסוימים. לדוגמה, אתה יכול לחסום כמה מפגשי הפסקה כדי להיות דיונים בשולחן עגול על נושאים חמים הרלוונטיים למשתתפים. לחילופין, תוכל לייעד אזורי ישיבה בלובי של המקום שיוצבו לדיונים בעניין מיוחד בזמנים שונים במהלך היום. משתתפים המעוניינים ללמוד עוד על מה אחרים חושבים על הנושאים הייעודיים יעריכו את ההזדמנות להשתתף במשהו כזה.
מכירות קמעונאיות
בכנסים יש לרוב חנויות קמעונאיות ניידות שבהן המשתתפים יכולים לרכוש פריטים ממותגים שהאגודה הנותנת חסות מציעה, כגון חולצות, עטים, תיקים ועוד. חנויות מכירות קמעונאיות אלו נושאות בדרך כלל ספרים שנכתבו על ידי סופרים הנואמים באירוע.אם הקבוצה שלך לא מסוגלת להשקיע בכמות גדולה של מלאי, פשוט ספק כמה פריטי תצוגה שהמשתתפים יכולים להזמין באירוע כדי שתוכל לשלוח אותם לביתם או למשרד. הם בטח יעריכו לא להזדקק לסחוב או לארוז חפצים לקחת הביתה, אז אתה עשוי לגלות שאתה מוכר אפילו יותר בדרך זו.
חתימות ספרים
אם כבר מדברים על סופרים, זה רעיון טוב לתזמן חתימות ספרים לדוברים שפרסמו ספרים במהלך האירוע. בדרך כלל עדיף לארח חתימה על ספר של מחבר מסוים מיד לאחר הנאום של האדם, שכן משתתפים שמתרגשים מהמצגת של האדם עשויים ללכת ישירות לחתימה כדי לרכוש ספר לחתום. זה יכול לעזור לקבוצה שלך להגביר את מכירות הספרים, וזה גם הופך את הסיכוי לנאום באירוע שלך למושך במיוחד עבור סופרים.
תערוכת סחר
רוב הכנסים העסקיים כוללים חלק של תערוכות, הכרוך בהקצאת אזור שבו ספקים ונותני חסות יכולים להקים דוכנים להצגת המוצרים והשירותים שלהם בתמורה לתשלום. הכסף שנכנס כתוצאה מעמלות הקשורות להשתתפות בתערוכות יכול לעזור לכסות את העלויות של ביצוע האירוע הכולל וגם לעזור לארגון המתכנן להרוויח הכנסות כדי לתמוך בפעילותו.
בחלק מהכנסים, התערוכה נשארת פתוחה כל הזמן, בעוד שבאחרים מדור דוכני המציגים זמין למשתתפים רק בזמנים שבהם המפגשים אינם מתקיימים. לכל מציג מוקצה חלל דוכן ספציפי בו הוא מקים תצוגות לקידום המוצרים והשירותים שלו. הם מקצים את חברי הצוות לאייש את הדוכנים וליצור אינטראקציה עם המשתתפים. רובם מפיצים ספרות מוצרים ומציעים מתנה כלשהי (בדרך כלל מתנות עסקיות או חטיפים לקידום מכירות), וכן אוספים מידע ליצירת קשר מהמשתתפים לשימוש למטרות שיווקיות בעתיד.
מכירה פומבית שקטה
אם הכנס שלכם הוא גיוס כספים גדול עבור קבוצת החסות או עמותה אחרת, שקול לקיים מכירה פומבית שקטה. זה כרוך באיסוף פריטים שנתרמו שהמשתתפים יכולים להציע עליהם לפרק זמן מוגדר במהלך הכנס. לאחר סגירת הצעות המחיר, ההצעה הגבוהה ביותר עבור כל פריט "מנצחת" - מה שאומר שהם ירכשו את הפריט. העוסקים נהנים לקנות ולהתחרות, במיוחד אם הם מקבלים מציאות מצוינות, והארגון נהנה מתזרים הכנסה נוסף מהאירוע.
אוכל: ארוחות וחטיפים
אוכל הוא חלק חשוב בכל אירוע כנס! רוב הסיכויים שתצטרכו לרכוש ארוחות וחטיפים ממרכז הכנסים, המלון או מקום אחר בו יתקיים האירוע. אתה צריך לתכנן ארוחת בוקר קלה בבוקר אם האירוע מתחיל מוקדם ביום, ארוחת צהריים בציפוי או מזנון, וחטיפים אחר הצהריים. אירועים מסוימים כוללים גם ארוחות ערב בלילה אחד או יותר, במיוחד אם יש טקס חלוקת פרסים או מצגת מרכזית מיוחדת בערב.
בהזמנת התפריט, הקפידו על מגוון רחב של אפשרויות כדי לתת מענה למגבלות תזונתיות מיוחדות. אם אתם מציעים מבחר של מזנון, ודא שיש אפשרויות עבור אנשים שאינם יכולים (או בוחרים לא) לאכול דברים כמו גלוטן, סוכר, חיטה, אגוזים או בשר. כמו כן, רצוי שיהיו אפשרויות זמינות למי שמקפיד על אורח חיים טבעוני. אם אתם מגישים ארוחות בציפוי, אפשרו למשתתפים לבחור בארוחות שמתאימות לדרך האכילה שלהם. אחת הדרכים לעשות זאת היא לכלול קטע בטופס ההרשמה שבו המשתתפים יכולים לציין הגבלות תזונתיות או לבצע הזמנות מיוחדות.
קבלת פתיחה
שקול לארח קבלת פנים בפתיחה בערב הראשון של הכנס המתמקדת בשיתוף המשתתפים באירוע ובקידום תומכים (ספקים ונותני חסות). הרעיון הוא לארח אירוע מהנה שאנשים יצפו להשתתף בו ושיתן להם הזדמנות להתרועע עם משתתפים אחרים בצורה מובנית.
קבלות פנים אלו מתקיימות לעתים קרובות בקומת התערוכה, ומספקות למשתתפים הצצה ראשונה למציגים באווירה רגועה בה מוגשים מזון ומשקאות. זה יוצר יתרון עם ערך מוסף לספקים ולנותני חסות שמשלמים כדי להחזיק בדוכנים של מציגים, שכן קבלות פנים אלו נוכחות בדרך כלל היטב על ידי משתתפי הכנס.
ככל הנראה תוכלו למצוא נותן חסות שיחתום את העלות של אירוע מסוג זה בתמורה לתמורה לקידום מכירות. אם אתם מתכוונים להגיש אלכוהול בקבלה, שקול לתת לכל משתתף מספר מסוים של כרטיסי משקה כדי שיוכלו לקבל כמה משקאות ללא עלות. זה יעזור לשלוט בעלות ולמזער גם בעיות אחריות פוטנציאליות אחרות. לא אמורה להיות חיוב עבור האוכל או סוגים אחרים של משקאות.
קשרים חברתיים
מומלץ לשלב דרכים לא פורמליות נוספות עבור המשתתפים להתחבר זה לזה ולהתרועע בצורה נינוחה.לדוגמה, אתה יכול לכלול Tweetup המאפשר לאנשים להתחבר למהנה מהנה תוך שיפור הנוכחות של האירוע במדיה החברתית. בחר האשטאג רשמי לאירוע, כדי שהמשתתפים יוכלו לשתף את החוויות שלהם באינטרנט.
מומלץ גם לאפשר למשתתפים להירשם להשתתפות באירועים קבוצתיים שעליהם ישלמו בעצמם, כגון ארוחות בסוגים מסוימים של מסעדות, עם דוברים או מחברים שעבודתם מודגשת באירוע, או לראות את המראות המקומיים. זה מועיל במיוחד עבור אנשים שאינם משתתפים עם אנשים אחרים שהם מכירים, שכן זה מספק להם דרך להכיר משתתפים אחרים ולעסוק באזור המקומי מבלי לצאת לבד.
בידור
בידור יכול להיות תכונה נוספת נהדרת עבור כנסים גדולים, במיוחד אלה שנמשכים מספר ימים. כמה כנסים מרובים כוללים אירועים לאחר שעות העבודה כמו קונצרטים, הופעות קומדיה או מסיבות שהמשתתפים יכולים להשתתף בהן.הכניסה למשתתפים צריכה להיות כלולה בדמי הרישום הכוללים לאירוע, אם כי כנראה כדאי גם לאפשר להם לרכוש כרטיסים נוספים רק עבור החלקים הממוקדים בבידור. כך, נוסעים עסקיים שמביאים חברים או בני משפחה יכולים לכלול את מלווי הנסיעה שלהם לאירועים מסוג זה.
קבוצות אימון
זה יכול להיות קשה להישאר במסלול עם שגרת האימון שלך כשאתה מחוץ לעיר בכנס. זה יכול להיות מועיל כאשר מארגני האירוע מפרסמים לוח זמנים של פעילויות אימון קבוצתי מאורגנות. לדוגמה, ניתן להביא חבר ועד המכיר את האזור לארח טיולים או ריצות יומיות, או להקצות אזור במקום להציע שיעורי כושר קבוצתיים למי שרוצה להשתתף.
פרסי דלת המשתתף
אנשים אוהבים לזכות בדברים, אז זה יכול להיות נהדר לספק דרכים למשתתפים להירשם ולזכות בפרסי דלת במהלך האירוע.אתה יכול לכלול פרסי דלת שמסופקים על ידי הארגון המממן כמו גם פריטים שנתרמו על ידי ספקים. לדוגמה, קבוצות מסוימות עשויות להעניק פרס גדול כספי (במימון הארגון או נותן חסות), יחד עם פרסים קטנים יותר שנתרמו על ידי מציגי תערוכות.
קבוצות רבות מנהלות את תהליך הענקת פרסי הדלת על ידי מתן כרטיסי בינגו למשתתפים עם שם כל נותן חסות או מספר הספקים הראשונים שנרשמים ומשלמים. על המשתתפים לבקר בדוכנים שצוינו כדי לקבל חותמות או חתימות ייחודיות, ואז הקלפים שהושלמו יוכנסו לשרטוט. קלפים נשלפים בשעה מוגדרת מראש (בדרך כלל בסוף היום), כאשר פרסים מוענקים למשתתפים שנוכחים.
באירועים מסוימים, ספקים שיש להם פרסי דלת מעניקים אותם על ידי איסוף כרטיסי ביקור מהמשתתפים או סריקת ברקודים מהתגים שלהם.
פרסי דלת המציגים
חלק מהקבוצות מציעות גם פרסי דלת למציגים כדרך לעניין עוד יותר את הפרטים והחברות המעניקים תמיכה כספית לכנס.אפשרות אחת היא לצייר שמות של מציג אחד או שניים כדי לקבל מקום חינם בדוכנים לאירוע של השנה הבאה. מומלץ גם לשקול לצייר שמות של נציגי ספקים כדי להעניק פרסים מהנים שהם ייהנו לקבל. הם יעריכו את זה, וזה עשוי לעזור להם לעודד את המעסיקים שלהם להשתתף בשנה הבאה!
הערכות
חשוב לקבל משוב מהמשתתפים השנה, כמו גם מהספקים ומהספונסרים. ספק דרך לכל המעורבים למלא טופס הערכה. אתה יכול להפיץ הערכות נייר באירוע או מעקב על ידי שליחת סקר תוך מספר ימים. לא משנה איך תבקשו משוב, חשוב שתעשו זאת! חשוב גם להקשיב! פרסם את התוצאות וקח את המשוב שאתה מקבל בחשבון כשאתה מתחיל לתכנן את האירוע של השנה הבאה.
שיהיה לכם כנס נהדר
למרות שזו אינה רשימה כוללת של כל סוג פעילות אפשרי שניתן לכלול בכנס, זוהי נקודת התחלה מצוינת.בדוק את הרעיונות הללו ועודד את האחרים המעורבים בתכנון האירוע הבא שלך לעשות את אותו הדבר. השתמש במה שאתה לומד כדי לבחור פעילויות מסוימות וכנקודת התחלה לחשוב על רעיונות אחרים שעשויים לעזור להפוך את האירוע שלך למושך עוד יותר לקהל היעד שלך. יש הרבה כנסים בחוץ, אז חשוב לנקוט בצעדים כדי לוודא שהכנס שלך מספק הזדמנויות ומשאבים מקצועיים יקרי ערך, כמו גם כמה כיף.
